¿Cómo organizar razonablemente el trabajo con los medios en la exposición?

La disposición del trabajo es la siguiente:

1. Determinar la hora del evento.

Proporcione la hora exacta del evento. Esta hora debe ser lo suficientemente precisa. que los reporteros de los medios generales se reunirán con unos 30 minutos de anticipación. Hubo tiempo suficiente para llegar al evento.

2. Determine la dirección del evento

Proporcione la dirección detallada del evento. Esta ubicación debe ser precisa para un determinado hotel o un determinado stand, como el área de la sala de exposiciones de. ​la feria cultural, para que los reporteros de los medios puedan ir directamente al lugar a trabajar, en lugar de llamar después de llegar a un lugar determinado. A veces, la estación de conexión está ocupada o el teléfono está configurado en silencio y no se puede contactar a los medios. Los periodistas tienen que esperar y pueden llegar tarde. En primer lugar, la falta de respeto a los periodistas puede afectar la eficacia del evento.

3. Proporcionar comunicados de prensa

Dado que se trata de un evento comercial, los periodistas no son responsables de informar. Si se invita a medios en línea o periódicos, se deben enviar comunicados de prensa formales y legales. preparado con antelación. Si se trata de un medio en línea (como Sina), la cantidad de palabras en el comunicado de prensa debe ser de aproximadamente 1000 palabras, con 1 a 3 imágenes, si se trata de un medio impreso (como "Xinmin Evening News"), el número; El número de palabras del comunicado de prensa debe ser de entre 200 y 300 palabras.

Si invitas a un medio de video (como Tencent Video) o una estación de televisión (como Shanghai TV), debes preparar los subtítulos de doblaje con anticipación, así como los nombres y cargos de personas importantes.

4. Proporcione cartas de invitación a los medios.

Las cartas de invitación a los medios pueden estar en forma de imagen, formato H5 o incluso texto. Si se invita usted mismo, la carta de invitación a los medios es para periodistas. La participación en el evento juega un papel crucial, pero hoy estamos hablando de invitar a los periodistas a través de una empresa de relaciones públicas de los medios. Si se cumplen los tres puntos anteriores, entonces la carta de invitación a los medios es prescindible.

Debido a que las empresas de relaciones públicas de los medios son profesionales, tienen las conexiones y la capacidad para ayudarlo a invitar a reporteros relevantes, pero la premisa es que sus actividades deben ser formales y legales.

5. Invita a los medios

Deja en claro qué tipo de medios quieres invitar (estaciones de televisión, periódicos y revistas, medios de video, medios en línea, transmisiones en vivo de celebridades de Internet, KOL). ) y qué tipo de medios desea invitar. Deje que la empresa de relaciones públicas le ayude a determinar la cantidad de medios. Si no estás familiarizado con qué medios y no sabes cuántas invitaciones son adecuadas, puedes dar un presupuesto aproximado y el número de personas que asistirán al evento. El personal de relaciones públicas hará la combinación más adecuada según la experiencia y las condiciones reales. asegurar la efectividad del evento.

6. Determinar los medios cooperativos

Después de proporcionar la información anterior a la empresa de relaciones públicas, generalmente es posible determinar qué medios están dispuestos a participar en el evento y realizar informes publicitarios. En este momento, debemos basarnos en la situación real. Generalmente es más apropiado pagar a la parte contratante los honorarios de los reporteros de los medios confirmados con una semana de anticipación, porque el trabajo diario de los reporteros de los medios se organiza con anticipación. Si se confirma temporalmente, es probable que el reportero haya sido contratado por otras empresas. Tal vez el periodista haya sido contratado por otra empresa y no pueda aceptar sus actividades.

7. Acoplamiento del proceso del evento

Los reporteros deben conocer este proceso con anticipación. Es mejor darles un diagrama de flujo después de su llegada, porque los reporteros de los medios no se quedarán en el lugar. Si hay algún enlace que requiera entrevistas, preste más atención. No programe la hora de la entrevista una vez finalizado el evento, porque el reportero se irá después de recolectar los materiales requeridos, para no poder encontrar al reportero. la entrevista.

Además, la transcripción de la entrevista debe proporcionarse con antelación antes de la entrevista para evitar la situación embarazosa de que el entrevistado no pueda responder preguntas cuando el periodista hace preguntas.

8. Recepción de los medios en el lugar

En circunstancias normales, si no se trata de un evento pequeño, el gerente de medios se encargará de que un responsable de los medios profesional esté presente y sea responsable. para coordinar la recepción de todos los medios invitados. Para contacto, acoplamiento, registro, organización en el sitio, coordinación de entrevistas grupales/entrevistas exclusivas, etc., es mejor que la Parte A envíe a una persona dedicada a ser responsable de la recepción y guarde los números de teléfono de cada uno para una comunicación oportuna. Después de que las dos partes se reúnan, si hay alguna otra explicación, pueden negociar en el acto.

Se deben organizar asientos y agua potable para los reporteros de los medios en el lugar del evento. Es mejor dar obsequios cuando los reporteros de los medios se estén preparando para irse para aumentar su buena voluntad y facilitar la publicidad y la cooperación posteriores.

9. Publicidad y reportaje del evento

Después del evento, los reporteros de los medios informarán en los medios correspondientes en principio de acuerdo con el comunicado de prensa preparado previamente por el Partido A (televisión). transmisiones, periódicos y revistas, carga de videos, comunicados de prensa en línea), pero algunos medios pueden tener contenido o títulos que no concuerden con las actividades reales después de participar en el evento. Se realizarán modificaciones y ajustes apropiados sin notificación previa. El evento se llevará a cabo sin previo aviso.

Además, si la Parte A necesita utilizar sus propias fotografías en comunicados de prensa, debe informar a la empresa de relaciones públicas y a los periodistas con antelación para facilitar la negociación.

. La transmisión de televisión notificará a la Parte A la hora de transmisión con anticipación para que la Parte A pueda prestar atención y mirar. Algunas estaciones de televisión que tienen enlaces de transmisión en línea pueden proporcionar enlaces, los medios de video brindan enlaces y los medios en línea brindan nuevos enlaces e incluyen capturas de pantalla.

Si los periódicos/revistas tienen enlaces a Internet, envíe al menos una muestra de periódico/revista al Partido A. Los presentadores famosos de Internet proporcionarán enlaces de repetición y los KOL proporcionarán enlaces de promoción.