Comparación de la cibernética
El trabajo de control en las actividades de gestión es un proceso completo y complejo. También se puede decir que es un subsistema en el gran sistema de actividades de gestión. Su esencia es la misma que la del "control" en cibernética. es información. Del proceso de retroalimentación del trabajo de control de gestión, se puede ver que el trabajo de control en las actividades de gestión es conceptualmente similar al "control" en cibernética:
(1) El proceso de actividad básico de los dos es el mismo . Tanto el trabajo de control como el "control" incluyen tres pasos básicos: 1) establecer estándares; 2) medir la efectividad; 3) corregir las desviaciones; Para implementar el control, es necesario establecer estándares de control con anticipación y luego comparar los resultados de salida con los estándares, si hay desviaciones, tomar las medidas correctivas necesarias para mantener las desviaciones dentro del rango permitido;
(2) El sistema de control de gestión es esencialmente un sistema de retroalimentación de información. A través de la retroalimentación de información, revela deficiencias en las actividades de gestión y promueve el ajuste y la reforma continuos del sistema para estabilizarlo y mejorarlo gradualmente. estado optimizado. Al igual que ocurre con los controles de otros sistemas, existen muchas situaciones en las que se requiere retroalimentación positiva en la gestión moderna. Un ejemplo de esto es una competencia o rivalidad entre dos organizaciones, donde se mantienen al día y se promocionan mutuamente. ¿Es una cantidad grande o es una retroalimentación negativa para reducir y eliminar la brecha con el objetivo establecido?
(3) El sistema de control de gestión, como el sistema de control en cibernética, también es un sistema organizado. Realiza los ajustes correspondientes según los cambios en el sistema, supera constantemente la incertidumbre del sistema y mantiene el sistema en un cierto estado estable. Por lo tanto, requerimos que tenga las siguientes funciones:
(1) Procesar la información de manera oportuna y precisa;
(2) Controlar la planificación y gestión de las operaciones para mantenerlas en el orden mejor condición;
(3) Es conveniente para comparar y seleccionar las mejores soluciones.
(4) Es útil para el trabajo de predicción;
La clave para una gestión eficaz reside en si el sistema de información de gestión es completo y si la retroalimentación de la información es sensible, correcta y potente. El grado de sensibilidad, precisión y eficacia es una señal de si un sistema de gestión o un departamento funcional de gestión tiene suficiente vitalidad. Este es el principio de retroalimentación en la teoría de la gestión moderna. Para ser "sensible", es necesario tener un "receptor" agudo que le permita descubrir rápidamente la contradicción entre la cambiante realidad objetiva y el propósito planeado. Para ser "correcto" es necesario contar con un sistema de análisis de alta eficiencia que filtre y procese todo tipo de noticias, inteligencia, datos e información que lleguen, "quitando lo bruto y seleccionando lo esencial, quitando lo falso y reteniendo lo cierto, desde fuera hacia dentro". "Poderoso" significa convertir la información obtenida después del análisis y clasificación en acciones poderosas para que los supervisores modifiquen las acciones de gestión originales y las hagan más consistentes con la situación real, con el fin de lograr el propósito de gestión y control.
El objetivo de este tipo de actividad de control es intentar evitar que las desviaciones generadas en el funcionamiento del sistema superen el rango permitido y mantenerlo en un determinado punto de equilibrio.
Para la dirección, el propósito del trabajo de control no es sólo hacer que una organización mantenga sus actividades normales de acuerdo con el plan original para alcanzar las metas establecidas sino también esforzarse para que las actividades de la organización progresen y alcancen el éxito; . Innovar para alcanzar nuevas alturas, proponer y alcanzar nuevas metas. En otras palabras, las cinco actividades de gestión forman un sistema de circuito cerrado a través de la retroalimentación de información. Las actividades de gestión no tienen principio ni fin. Por un lado, deben mantener las actividades del sistema en un punto de equilibrio, al igual que el "control" en cibernética, por otro lado, deben mantener las actividades del sistema en función del punto de equilibrio original; Encuentra la forma de espiral. El método de trabajo PDCA implementado en la gestión de la calidad total encarna esta característica. En las primeras actividades de gestión, el trabajo de control se llevaba a cabo a menudo mediante auditorías financieras. En ese momento, la escala de la organización era pequeña, el alcance involucrado era pequeño y los tipos de actividades comerciales eran relativamente simples. Por lo tanto, el propósito de realizar auditorías financieras era evitar el desperdicio o la pérdida de fondos limitados durante su uso y garantizar. máximos beneficios. Con el avance de la sociedad, la ciencia y la tecnología, la escala de las actividades organizativas se ha vuelto cada vez mayor y el contenido de las actividades también se ha vuelto más amplio y complejo. Por lo tanto, el contenido del trabajo de control se ha vuelto cada vez más complejo y. ya no es sólo lo que puede resumirse mediante una auditoría financiera. Pero a pesar de ello, la auditoría financiera sigue siendo un método de control importante.
En las actividades de gestión modernas, no importa qué método se utilice para llevar a cabo el trabajo de control, un propósito debe lograrse (es decir, el propósito básico del trabajo de control es "mantener el status quo", es decir , en el entorno externo cambiante En el entorno, a través del trabajo de control, los resultados de la ejecución del plan se comparan con los estándares en cualquier momento. Si hay una desviación que excede el rango permitido del plan, se toman las medidas correctivas necesarias en un. de manera oportuna para que la dinámica del sistema tienda a ser relativamente estable y se logren los objetivos establecidos.
El segundo propósito del trabajo de control es "romper el status quo". el entorno interno y externo impondrá nuevas demandas a la organización. Si no está satisfecho, necesita reformar e innovar. En este momento, es necesario romper el status quo, es decir, determinar nuevos objetivos realistas y estándares de control de gestión. para hacerlos más avanzados y razonables
En una organización, a menudo hay dos tipos de problemas:
(1) "Problemas agudos (Acuteproblems) que ocurren con frecuencia y pueden resolverse de manera rápida y afecta directamente las actividades comerciales diarias de la organización;
(2) Existen "problemas crónicos" a largo plazo que afectarán la calidad de la organización.
Resolver problemas agudos es principalmente. Para mantener el status quo y romper el status quo, los problemas crónicos deben resolverse en todos los niveles de la organización. Entre ellos, hay una gran cantidad de problemas crónicos, pero la gente a menudo solo se preocupa por resolver los problemas agudos e ignora la solución de los problemas crónicos. Esto se debe a que los problemas crónicos se van formando en actividades de larga duración, y la gente se ha acostumbrado a su existencia”, hasta el punto de adaptarse a su existencia, es imposible de descubrir o incluso si se ha descubierto, lo es. No estoy dispuesto a admitirlo y resolverlo. El impacto de los problemas crónicos en la calidad de la organización, aunque a menudo ocurren problemas agudos, tiene un impacto negativo en el trabajo de las personas y los intereses tienen efectos obvios y son fáciles de descubrir, reconocer y resolver. Para que el control funcione de manera realmente eficaz, debemos centrarnos en resolver problemas lentos, romper el status quo y lograr una espiral ascendente, tal como los médicos tratan las enfermedades. /p>
Se necesita una cierta cantidad de tiempo para romper el status quo y. resolver problemas crónicos. Este período de tiempo se denomina "proceso de avance físico". Por ejemplo, en la gestión empresarial, es necesario analizar la calidad de los productos de la empresa y hacer que la tasa de producto sea superior. una empresa quiere aumentar la tasa de calidad de sus productos del 80% original al 95%, necesita un proceso.
Aunque en las actividades diarias, el propósito del trabajo de control son principalmente los dos anteriores. El mejor propósito del trabajo de control es evitar que ocurran problemas. Esto requiere que los gerentes piensen en el futuro y construyan el sistema basándose en la retroalimentación en lugar de la simple retroalimentación de información. Para lograr los objetivos anteriores, la importancia del trabajo de control en las actividades de gestión. y se puede entender a partir de los siguientes dos aspectos:
(1) La importancia del trabajo de control se refleja en el hecho de que cualquier organización y cualquier actividad necesita ser controlada.
Esto es. porque incluso si se hacen predicciones integrales y detalladas al formular planes, se han tenido en cuenta las condiciones favorables y los factores que afectan la realización de varios objetivos actuales, porque las condiciones ambientales están cambiando y la persona a cargo está limitada por las suyas. calidad, conocimiento, experiencia y habilidades, la predicción no puede ser completamente precisa. Pueden ocurrir desviaciones durante la ejecución y pueden ocurrir situaciones imprevistas. En este momento, el trabajo de control juega un papel para asegurar la ejecución y finalización del plan, así como para generar nuevos planes, nuevas metas y nuevos estándares de control en el control de gestión. A través del trabajo de control, se puede proporcionar información útil a los supervisores, para que puedan comprender el progreso de la ejecución del plan y las desviaciones que ocurren durante la ejecución, así como el tamaño de las desviaciones, y analizar las causas de las desviaciones en consecuencia; para aquellas desviaciones que pueden ser controladas, a través de la estructura organizacional, investigar responsabilidades y hacer correcciones y para aquellas desviaciones incontrolables, el plan debe revisarse inmediatamente para hacerlo consistente con la realidad;
(2) La importancia del trabajo de control también se refleja en su posición entre las cinco funciones de la gestión y sus interrelaciones.
El trabajo de control está estrechamente integrado con las otras cuatro funciones (planificar, organizar, motivar y liderar) mediante acciones para corregir desviaciones, haciendo que el proceso de gestión forme un sistema relativamente cerrado. En este sistema, la función de planificación selecciona y determina las metas, estrategias, políticas y programas de la organización y los procedimientos para alcanzarlos. Luego, estos planes se implementan a través de funciones organizativas, de dotación de personal, de capacitación y de liderazgo. Para garantizar que se puedan lograr los objetivos del plan, este debe implementarse en diferentes etapas del plan. Verificar la implementación del plan de acuerdo con los estándares establecidos por el plan. Esto significa que, aunque los esfuerzos de planificación deben preceder a las actividades de control, sus objetivos no se logran automáticamente. Una vez que el plan se pone en práctica, se deben intercalar esfuerzos de control con él. Es necesario medir el avance de la ejecución del plan, revelar desviaciones en la ejecución del plan e indicar medidas correctivas. Al mismo tiempo, para llevar a cabo un control eficaz es necesario formular planes, proporcionar garantías organizativas, equipar al personal adecuado y proporcionar orientación, incentivos y liderazgo correctos. Por lo tanto, el trabajo de control existe en todo el proceso de las actividades de gestión. No solo puede mantener el movimiento normal de otras funciones, sino también, cuando sea necesario, cambiar otras actividades de las funciones de gestión tomando acciones para corregir las desviaciones. Aunque en ocasiones este cambio puede ser muy simple, como un ligero cambio en la orientación, en muchos casos, el correcto trabajo de control puede llevar al establecimiento de nuevas metas, nuevos planes, cambios en la estructura organizacional, cambios en el personal y cambios significativos; cambios en los métodos de orientación y liderazgo.