¿La obra es ficción o no ficción?
De hecho, escribir correos electrónicos de trabajo es un tipo de escritura de no ficción. Entonces, ¿qué es la escritura de no ficción? En la clase de escritura de libros de no ficción, la autora Jane? Yeager señaló que "la escritura de no ficción es una escritura basada en hechos, que se utiliza para guiar, persuadir y entretener a los lectores. También se la llama escritura descriptiva o prosa, en la vida entraremos en contacto con diversas formas de escritura". Otros tipos de escritura además de novelas, cuentos, obras de teatro, poesía y obras de teatro son escrituras de no ficción. Correos electrónicos, informes, faxes, etc. comunes. También se incluye la escritura de no ficción en el trabajo.
Para completar mejor el libro "Curso de escritura de no ficción", la autora Jane? Yeager no solo realizó una gran cantidad de cuestionarios, sino que también entrevistó a muchos escritores, maestros, profesionales, etc., combinados con sus muchos años de experiencia en edición, experiencia en enseñanza de escritura y experiencia en publicaciones de no ficción. Por lo tanto, se puede decir que "Un curso de escritura de no ficción" es el libro más completo e instructivo sobre escritura de no ficción.
En la clase de escritura de libros de no ficción, la autora Jane? Yeager combina los pasos de la escritura de no ficción y presenta algunas reglas y precauciones para nuestra redacción de correos electrónicos laborales para ayudarnos a aprender y aplicar mejor la redacción de correos electrónicos laborales.
Como ocurre con todos los escritos de no ficción, debes determinar el tema antes de escribir y también debes determinar el asunto del correo electrónico antes de escribir un correo electrónico de trabajo. ¿Este correo electrónico trata sobre un informe de trabajo, un problema laboral, actas de reuniones o algún otro tema? Una vez determinado el asunto, no solo indicará la dirección en la que se escribió el correo electrónico, sino que también se escribirá en el título del correo electrónico para que el destinatario pueda saber rápidamente de qué se trata el correo electrónico.
Recibimos muchos correos electrónicos cada día y, a veces, no podemos abrirlos uno por uno. A veces, cuando lo abro, encuentro que el correo electrónico no tiene nada que ver conmigo. Para ahorrar tiempo, ¿cómo puedo juzgar inicialmente si un correo electrónico es relevante para mí? Por supuesto, mira el título del correo electrónico.
Entonces, antes de escribir un correo electrónico, primero debemos determinar el asunto del correo electrónico y escribir el asunto en el título del correo electrónico para que el destinatario pueda responder rápidamente a su correo electrónico después de leerlo. Recuerda no dejar el título en blanco, ya que esto no sólo te hace perder el tiempo a ti sino también al del destinatario.
Después de decidir el asunto del correo electrónico, no te apresures a escribirlo. Lo primero que hay que hacer es pensar. Simplemente determine qué información debe proporcionarse o qué datos deben confirmarse para escribir este correo electrónico. Una vez determinado, recopile datos e información relevantes.
Por ejemplo, recibes un correo electrónico de tu jefe sobre la formación de equipos en la empresa. El jefe necesita que usted clasifique el estado de registro de todos los colegas del departamento y luego se lo resuma. Luego, en este momento, debe acudir a sus colegas para obtener el formulario de registro.
Solo recopilando información y datos relevantes podemos proporcionar la información de referencia correspondiente para nuestros correos electrónicos y prepararnos para el siguiente paso de clasificación.
Después de recopilar materiales o información relevante, también necesitamos resumir y organizar la información. No podemos enumerar toda la información recopilada una por una, pero debemos resumirla para comodidad del destinatario.
Tomemos como ejemplo el registro de team building que acabamos de hacer. Cuando recopilamos la información de registro de los colegas, no podemos enviar la información de registro de cada colega al jefe uno por uno, sino que colocamos la información en un formulario para que el jefe la vea.
Esto puede ordenar la información y facilitarle la comprobación de si falta alguna información. Cuando necesitamos confirmar varios elementos en un correo electrónico, organizar la información es particularmente importante.
Una vez completado todo el trabajo anterior, el siguiente paso es escribir el primer borrador del correo electrónico. El contenido del primer borrador incluye título, cuerpo y conclusión.
Primero presta atención a la dirección del destinatario. Algunas personas omitirán el título al escribir un correo electrónico y el título aparecerá como el cuerpo del correo electrónico, lo que hará que no quede claro para el destinatario.
Especialmente en el caso de varios destinatarios, cuando es necesario asignar tareas laborales, si el título no está escrito, la asignación de tareas no será clara y es fácil que se produzcan malentendidos.
En segundo lugar, a la hora de escribir textos, debes prestar atención a la selección de palabras y a la formación de frases. Dado que se trata de un correo electrónico de trabajo, la redacción debe ser sencilla y clara, y evitar el uso de palabras complicadas. Además de la elección de palabras, preste atención al tono. Si necesitas que otros compañeros te ayuden con tu trabajo, evita utilizar un tono insistente o mandón. Además, debemos evitar el uso de grandes bloques de texto. Si es posible, divida los párrafos largos en subsecciones y enumere los puntos clave que requieren una respuesta concisa.
Finalmente, el final del correo electrónico también necesita atención. No escribas "Saludos sinceros" o algo así, asegúrate de escribir tu propio nombre. Especialmente cuando envía un correo electrónico a un colega con el que no está familiarizado, si solo confía en su propia dirección de correo electrónico, la otra parte no sabrá quién envió el correo electrónico y usted no podrá responder rápidamente para confirmarlo.
Después de escribir el correo electrónico, no te apresures a enviarlo. Revíselo varias veces y envíelo nuevamente. Revise el correo electrónico en busca de errores tipográficos, información faltante, etc.
Cuando escribimos un correo electrónico, todos queremos terminarlo de inmediato. Como todo escrito, no podemos escribir un correo electrónico de una sola vez, lo que requiere que lo revisemos repetidamente.
Debemos darnos cuenta de la importancia de la revisión. Las revisiones pueden parecer una pérdida de tiempo, pero en realidad cumplen un propósito muy importante. Las modificaciones no sólo pueden ayudarnos a encontrar y llenar vacíos, sino también a evitar algunos errores obvios. Piénselo, si escribimos el número incorrecto en el correo electrónico y no lo encontramos, causará problemas innecesarios en nuestro trabajo posterior.
Una vez modificados todos los correos electrónicos, el siguiente paso es enviar el correo electrónico. El correo electrónico debe revisarse nuevamente antes de enviarse. Verifique que las direcciones de correo electrónico del destinatario y la copia carbón sean correctas para evitar enviar a la dirección de correo electrónico incorrecta y al destinatario incorrecto. Además, si necesita adjuntar documentos relevantes al correo electrónico, verifique si el archivo adjunto se cargó correctamente.
Además, hay otra situación que necesita atención. Si necesita enviar una gran cantidad de correos electrónicos a destinatarios no relacionados, puede utilizar la función CCO del correo electrónico. Entonces los destinatarios no pueden ver las direcciones de correo electrónico de los demás.
Una vez completado todo el trabajo anterior, puede enviar el correo electrónico. Después de enviarlo, el siguiente paso es esperar a que la persona correspondiente responda al correo electrónico.
Después de enviar el correo electrónico, recibiremos comentarios de los destinatarios. Si la otra parte necesita más información, podemos complementar el contenido del correo electrónico. A veces, después de enviar el correo electrónico, la otra parte le informa que no recibió el archivo adjunto. En este momento, puede verificar si olvidó cargar el archivo adjunto o la red. Si olvida enviar el archivo adjunto, reenvíelo rápidamente a la otra parte. En trabajos futuros, debemos prestar atención al problema de los apegos para evitar volver a cometer errores similares.
Hay otra situación. Después de que terminamos de escribir el correo electrónico, debido a la importancia del correo electrónico, necesitamos que el jefe nos ayude a revisarlo. Luego, después de obtener los resultados de la revisión, realice modificaciones según las sugerencias del jefe. Una vez completada la modificación, envíe el correo electrónico al personal correspondiente.
Aunque lidiar con los correos electrónicos del trabajo es algo que hacemos en nuestro trabajo diario, también debemos prestar atención a los correos electrónicos. Por un lado, los correos electrónicos desempeñan un papel importante en la comunicación; por otro lado, los correos electrónicos también pueden reflejar nuestra capacidad de trabajo desde el exterior.
En este caso, cuando escribamos correos electrónicos de trabajo en el próximo trabajo, podemos consultar estos siete pasos de escritura en el libro "Curso de escritura de no ficción". Al escribir, recuerde seguir las reglas de escritura de no ficción mencionadas en el libro, es decir, ¿la autora Jane? Yeager dijo: "La ortografía debe ser correcta, las oraciones deben ser concisas, el tono y el estilo deben ser apropiados, los hechos deben ser precisos y el contenido debe ser apasionante".
Espero que a través de la práctica continua, podamos dominar las habilidades de redacción de correos electrónicos y hacer de la redacción de correos electrónicos un punto extra para nuestras habilidades laborales.