¿Quién puede escribir un plan de planificación de exposición? ¡¡Por favor, dame un consejo!!

Según sus requisitos, se proporcionan el proceso de planificación y las precauciones:

Proceso de planificación y diseño de la exposición

1: realizar una investigación de mercado específica sobre las empresas

Recopile información diversa sobre este proyecto, incluido texto, imágenes, videos y otra información sobre la actividad. La información recopilada debe clasificarse, organizarse y archivarse.

Dos: Desarrollar un plan de planificación de exposición detallado y completo.

Determine el mercado objetivo de la exposición, la escala de la exposición, la selección de exhibiciones, evalúe el número de visitantes y el tamaño del área de exposición, y el presupuesto de costos de la exposición.

Tres: Formación previa a la implementación.

Deje que todo el personal de implementación comprenda el espíritu del plan de planificación, esté familiarizado con los requisitos del plan de planificación y domine el trabajo, los métodos, los pasos y las técnicas de implementación del plan.

Cuarta: Diseño y producción de materiales impresos.

Utilice revistas de exposición, boletines informativos previos a la exposición, informes de prensa y otros medios para realizar publicidad preliminar, ampliar la influencia de la empresa y atraer a más clientes objetivo.

Cinco: Distribución y exposición del stand.

Depuración e instalación de equipos, dotación de personal de stands.

Seis: Servicios expositivos relacionados.

Organizar los vehículos correspondientes según la situación específica y el número de participantes; reservar diversas formas de comidas y recomendar diferentes lugares para cenar según las preferencias de los participantes; diseñar diferentes métodos de ocio, diseñar rutas de viaje especiales e introducir; Instalaciones de entretenimiento cerca de su hotel.

Séptimo: Hacer un buen trabajo en la evaluación de las actividades.

Celebre una buena reunión resumen y haga un buen trabajo en relaciones públicas para el período posterior.

Servicios de exposición:

Alquiler de equipos audiovisuales, producción de accesorios de exhibición, decoración de salas de exposiciones, diseño de escenarios, espectáculos de iluminación, alquiler de flores, fotografía, rotulación de espuma, rotulación en Chevron y otras artes. producción, desmontaje, transporte, almacenamiento a gran escala Proporcionar etiqueta para la organización de eventos a gran escala y albergar la producción y el alquiler de escenarios en T para giras en varios lugares.

Detalles de planificación de convenciones y exposiciones

Invitación

No importa qué tipo de conferencia o exposición, el organizador ciertamente espera que participen los objetos apropiados (clientes). Como anfitrión, la forma en que invitas es muy importante. Normalmente, las invitaciones incluyen tres procedimientos: divulgación de información, procesamiento de recibo y notificación de confirmación.

Divulgación de información: los medios se pueden dividir en varias formas, incluidos materiales impresos (incluidas cartas de invitación, documentos organizacionales, avisos de reuniones), correos electrónicos, anuncios en medios impresos, anuncios en medios electrónicos, etc. Por lo general, la divulgación de información incluye tema, hora, ubicación (provisional o candidata), agenda principal y arreglos, tarifas y estándares, etc. Algunos también incluyen libros de planificación de conferencias (exposiciones), que pueden permitir a los participantes comprender la importancia de la participación y las expectativas para la exposición. .

Acuse de recibo: para los organizadores, el acuse de recibo es uno de los indicadores del éxito de las actividades de planificación de la exposición. Después de recibir el recibo, generalmente se requieren estadísticas (antes de esto, es importante recordar que el diseño del recibo debe ser razonable y satisfactorio, y debe incluir la siguiente información: número claro de personas, puesto, género, información de contacto, llegada prevista, hora de destino, requisitos de recogida y devolución, etc.), confirme que el recibo es válido (generalmente marcado por si se ha pagado la tarifa de la conferencia), lo siguiente que debe hacerse es la asignación de recursos, principalmente la disposición de los stands y el alojamiento en el hotel, la confirmación del recibo significa que la notificación se puede emitir una vez que todo esto se haya completado.

Los recibos de respuesta pueden presentarse en muchas formas: fax, carta, correo electrónico, recibo de Internet o llamada telefónica. Se debe indicar en el recibo que si el tema de la exposición lo permite, se deben tener en cuenta los requerimientos especiales de los participantes, tales como familiares, acompañantes, requerimientos de atención médica, agentes de transporte, hábitos alimentarios, requerimientos de alojamiento, etc. el recibo es claro, entonces la disposición ordenada de la exposición será de gran ayuda. Aviso de confirmación: si se confirma la tarifa de la conferencia o hay otras formas de confirmarla, se puede emitir un aviso de confirmación. Al mismo tiempo, se deben enviar al mismo tiempo la ubicación exacta, la hora, la agenda, los procedimientos de registro y las precauciones de exhibición.

Arreglos de inicio de sesión y check-in

Si se trata de una pequeña reunión de negocios, el inicio de sesión es relativamente simple, solo un registro en el directorio. Pero si se trata de una conferencia o exposición grande, entonces registrarse es una tarea complicada. Por lo general, el registro de entrada a la reunión se combina con los arreglos de alojamiento.

Si desea evitar el caos en el proceso de registro para una reunión grande, son necesarios los procedimientos y preparativos necesarios: formulario de estadísticas de recepción, formulario de registro, personal de orientación y asistencia, número exacto de salas y números de habitaciones en el hotel, tabla de asignación de habitaciones, llaves, sobre pequeño marcado con el nombre y número de habitación del huésped (que contiene la llave de la habitación, normalmente el hotel puede proporcionársela), indicaciones de ruta relativamente obvias hasta el hotel, conferencia (exposición) instrucciones, cronograma detallado de la conferencia (exposición), ruta de inspección y métodos de participación, instrucciones de apertura y cierre de funciones del hotel y estándares de pago, reserva y confirmación de regreso, uso del transporte de la conferencia y estándares de pago, etc. Si es posible, intente utilizar una computadora para iniciar sesión. En circunstancias normales, no debe haber menos de 6 personas en el servicio de check-in; las horas de trabajo deben asignarse razonablemente de acuerdo con la hora de llegada de los participantes de la exposición. Si los elementos del recibo se diseñan cuidadosamente con anticipación, será de gran ayuda para el check-in y los arreglos de check-in.

Disposiciones de catering

En términos generales, el catering no se organiza de manera uniforme para las exposiciones (excepto para invitados especiales o clientes importantes), y el catering suele organizarse de manera uniforme para las reuniones.

Los arreglos de catering generalmente se presentan en dos formas: buffet o mesa. Las categorías incluyen series chinas, occidentales y halal.

Organizar reuniones de catering de manera uniforme es muy importante para el control de costos. Los buffets generalmente se pueden controlar mediante la emisión de cupones de comida (muchos hoteles tienen requisitos mínimos para el número de comensales para la apertura de los buffets) y etiquetas y menús de comidas. Se puede formular con antelación, distinguir estrictamente entre representantes oficiales y acompañantes y familiares. Las solicitudes especiales se pueden negociar con el restaurante. Los arreglos para cenar mesa a mesa pueden resultar complicados, especialmente en reuniones grandes. Las cuestiones que deben considerarse en la organización de comidas mesa a mesa incluyen: horario de comida, número de personas por mesa, vales de comida, disposición de los compañeros de mesa, personas con hábitos dietéticos especiales, tipos de bebidas y pago, etc. Cabe recordar que durante la inspección previa de la reunión se debe prestar atención a las condiciones higiénicas del restaurante y del menaje, y no provocar problemas de salud a los comensales. Si los comensales no pueden reunirse a tiempo para cenar, se puede abrir una mesa con suficiente gente para garantizar los derechos e intereses de los comensales.

Servicios de secretaría

Los llamados servicios de secretaría se refieren a la prestación de diversos servicios de secretaría, diversos, adquisiciones temporales, conductores temporales, guías y otros servicios a los organizadores de la exposición. Estos servicios generalmente se brindan ad hoc o de manera oportuna, y generalmente se calculan por categoría al presupuestar, en lugar de desglosarse; pueden calcularse como costos imprevistos o por otras categorías.

Si opera a través de una agencia, es necesario avisar a la agencia que esté lista para el servicio en cualquier momento. El cálculo final de la tarifa del servicio entre la agencia y el organizador será firmado y aprobado mutuamente por las personas de contacto designadas de ambas partes, y será aprobado por el personal financiero o relacionado de ambas partes.

Pausa para el té

Las pausas para el té pueden no ser necesarias para reuniones generales a gran escala. Para reuniones pequeñas y medianas, especialmente reuniones de alto nivel de empresas u organizaciones, las pausas para el té sí son necesarias. muy importante. La definición de pausa para el té es una pequeña fiesta de té sencilla organizada para descansar y ajustar la atmósfera entre reuniones. Por supuesto, las bebidas proporcionadas pueden no limitarse a té chino y los refrigerios no se limitan a refrigerios chinos. Por lo general, los preparativos de la pausa para el té incluyen requisitos de refrigerios, requisitos de bebidas, requisitos de decoración, requisitos de servicio y hora de apertura de la pausa para el té, etc. Generalmente, se pueden cambiar diferentes combinaciones de bebidas y refrigerios en diferentes momentos. En términos generales, las pausas para el té se dividen en estilo chino y estilo occidental. Las bebidas chinas incluyen agua mineral, agua hervida, té verde, té perfumado, té negro, té con leche, té de frutas, bebidas enlatadas, bebidas alcohólicas traza y los refrigerios generalmente incluyen diversos pasteles, galletas, alimentos en bolsas, frutas de temporada, platos de frutas elegantes, etc. Las bebidas para la pausa del té al estilo occidental generalmente incluyen todo tipo de café, agua mineral, bebidas bajas en alcohol, bebidas enlatadas, té negro, té de frutas, leche, jugo, etc. Los postres incluyen pasteles, postres variados, pasteles, frutas y platos de frutas elegantes. , etc. También hay repostería china.

Traducción

Algunas personas pueden pensar que la traducción es solo un micrófono y una herramienta, por lo que la organización de la traducción de la conferencia es tan simple como otros accesorios, y solo es necesario "comprarla". ". De hecho, es cierto que la traducción es una herramienta, pero el traductor es una herramienta especial, una persona con una forma de pensar que se encarga de transmitir ideas (a veces también es el lubricante o amortiguador de los bloqueos en las conversaciones). Por lo tanto, los traductores, especialmente los contratados temporalmente, merecen que se les tome en serio. Muchos de los llamados traductores no son generalistas (en otras palabras, además del conocimiento que el propio traductor domina, es posible que ni siquiera tenga nociones de otros campos), y las conferencias a menudo involucran muchos términos profesionales, y son normalmente palabras o combinaciones de palabras muy raras, por lo que comunicarse con antelación es fundamental.

Además, se debe informar al traductor sobre la velocidad normal de habla del hablante. Si es posible, se le pueden proporcionar materiales de imágenes anteriores para que se familiarice con ella, y se le debe informar al traductor de las discusiones generales. o temas involucrados en el contenido de esta reunión. Por supuesto, para evitar que se filtren secretos comerciales, se deben imponer las restricciones necesarias al traductor. Generalmente se acuerda por escrito que el traductor que tiene acceso a información confidencial dentro de un cierto período de tiempo no debe revelarla al traductor. mundo exterior Durante este período, el empleador tiene derecho a exigir al traductor que mantenga la confidencialidad, y usted tiene derecho a exigir al traductor que compense las pérdidas causadas por la filtración de confidencialidad.

Programación de vehículos

En conferencias internacionales importantes, conferencias industriales importantes y conferencias globales o regionales de empresas conocidas, los participantes suelen tener un mayor número de participantes y un estatus más alto. Si están en la ubicación del organizador, la programación de vehículos puede no ser un problema, pero si se lleva a cabo en una ubicación remota, entonces vale la pena estudiar la programación de vehículos. Por lo general, las reuniones celebradas en diferentes lugares se encomiendan básicamente a agencias profesionales locales. La programación de vehículos implica la comunicación entre el organizador y el agente, y también implica la cuestión de la procedencia de los vehículos en el lugar donde se celebra la reunión. Para el organizador, normalmente solo se proponen los requisitos de uso y disposición del vehículo, mientras que la agencia debe considerar la disposición de tiempo, el número razonable de vehículos reservados, el tiempo y las rutas de viaje, etc. Por lo tanto, el organizador debe informar al agente con anticipación sobre la hora de llegada relativamente precisa, el número de asistentes, las identidades de los invitados que llegan durante este período de tiempo y los estándares de uso del vehículo, e informar al agente de las medidas correctivas que espera tomar y su disposición. a tomar si la situación no coincide con el aviso El precio a pagar por esto.

Protección de la salud

En circunstancias normales, no es necesario incluir la protección de la salud en la planificación de conferencias o exposiciones. Sin embargo, en el caso de reuniones especiales, como aquellas a las que asisten conocidos académicos de edad avanzada, expertos con discapacidades físicas o funcionarios gubernamentales, la protección de la salud debe incluirse en la planificación de la reunión. Los contenidos principales incluyen la recopilación de información médica en el lugar, la distribución de especialidades especiales, llamadas de vehículos de emergencia y métodos de pago, pequeñas cantidades de medicamentos de uso común, la renovación de pasillos sin barreras y equipos sanitarios y de baño, etc.

Conocimientos sobre seguros

Organizar una exposición requiere un seguro. Los organizadores de la exposición generalmente no son responsables de la pérdida o daño de las exhibiciones de los expositores, ni de los accidentes personales o de terceros que ocurran en el stand. Por lo tanto, los expositores deberán contratar su propio seguro.

El seguro implica cuestiones como el tipo de seguro, el monto del seguro y el período del seguro. El seguro cubre no sólo las exhibiciones y el transporte, sino también el personal del stand, los visitantes, etc. Las exposiciones implican más tipos de seguros de los que la mayoría de la gente imagina, incluido el seguro de cancelación de exposiciones, el seguro de aplazamiento de exposiciones, el seguro político, el seguro de responsabilidad de los empleados, el seguro de transporte, el seguro de guerra, el seguro contra incendios, el seguro contra robo, el seguro contra daños, el seguro contra lesiones personales y el seguro de responsabilidad pública. Hay muchos tipos de seguros contra accidentes personales, seguros contra pérdidas de propiedad personal, seguros médicos, etc., y un tipo de seguro relativamente poco común es la falta de asistencia del orador principal al seminario adjunto a la exposición. Sin embargo, no es necesario que los expositores aseguren todos los tipos de seguros, debiendo elegir el tipo de seguro de acuerdo a la normativa y necesidades. El seguro básico incluye exhibiciones, transporte, seguros personales y relacionados con terceros. Los organizadores de exposiciones, empresas de transporte, departamentos de gestión de la construcción, etc. estipularán algunos requisitos de seguro obligatorios y estas regulaciones deben implementarse.

Además, los expositores podrán solicitar otro tipo de seguros según sus necesidades reales. Para los expositores, los principales aspectos a los que deben prestar atención al adquirir un seguro y un seguro de manipulación son los siguientes: el seguro para objetos expuestos y accesorios, y el período del seguro debe incluir el transporte y el proceso de exposición. Los tipos de seguro incluyen seguro contra robo para exhibiciones y seguro contra incendio para accesorios.

Etiqueta y despedida

Para las reuniones, la etiqueta necesaria parece cálida. El trabajo de etiqueta generalmente incluye reclutamiento de modelos, desglose del programa, entrenamiento simple, preparación de vestuario y utilería, ejecución de etiqueta, etc. Vale la pena señalar que se examinan la calidad cultural de la etiqueta y las habilidades básicas en idiomas extranjeros, en lugar de simplemente mirar la apariencia para decidir si se contrata. Otro punto es si la personalidad de la etiqueta cumple con los requisitos del trabajo. Las conferencias con diversos temas tienen diferentes requisitos de etiqueta. Las conferencias académicas y las conferencias gubernamentales requieren que los modelos se vistan de manera más modesta y elegante, para no robar la imagen de los expertos y las conferencias y exposiciones de ventas requieren modelos para mejorar la empresa y sus productos. Intenta vestir con colores llamativos y que vayan acorde con las exigencias de calidad de imagen de la empresa o producto.

Capacitación del personal del stand

Para garantizar una buena eficiencia y efecto de exhibición, una vez asignado el personal del stand, este debe recibir capacitación. Tanto el personal temporal como el permanente, incluido el personal directivo de la empresa, deben recibir formación. El propósito de la capacitación es permitir que el personal del stand comprenda el propósito de la exposición, domine las habilidades de trabajo del stand y cultive la cooperación y el espíritu colectivo. Si las condiciones lo permiten, se debería organizar una formación más formal, al menos se debería proporcionar una explicación sencilla del trabajo y orientación técnica antes de la apertura.

La capacitación puede comenzar tan pronto como se seleccione el personal del stand. Las formas de formación más formales incluyen reuniones preparatorias o cursos de formación, que pueden durar desde medio día hasta dos días, pero el lugar debe acordarse especialmente. Utilice material didáctico tanto como sea posible, como proyectores, folletos, etc.

El método de formación debe ser lo más formal posible. Cuanto más formal sea, más atención prestará al organizador y mejor será el efecto de la formación. Si hay personas clave a cargo que participan en la exposición, también deben participar en la capacitación, lo cual es beneficioso para mejorar el efecto de la capacitación. El contenido de la formación debe ser sistemático y los materiales de formación deben compilarse e imprimirse en juegos completos. Las asociaciones de la industria de exposiciones, las instituciones de investigación de exposiciones y las empresas consultoras de exposiciones de algunos países europeos y americanos organizan capacitaciones especiales para exposiciones. Tienen materiales especiales de capacitación para el trabajo en stands, cintas de video, etc., que se pueden comprar como referencia. Los materiales de capacitación deben indicar el nivel de confidencialidad, y el contenido y los pasos de la capacitación se pueden dividir en tres partes:

1 Introducción a la situación: incluida la presentación del personal, la introducción a la preparación, la introducción a la exposición, etc. El propósito de la sesión informativa es familiarizar al personal del stand con los antecedentes, el entorno y las condiciones de la exposición. En primer lugar, preséntense el uno al otro. El formador y el alumno deben presentarse, no sólo sus nombres y puestos de trabajo, sino también sus conocimientos y experiencia en exposiciones. Introducción a la exposición, incluidas las condiciones de la exposición y del stand. Información de la exposición, incluido el nombre, la ubicación, la fecha de la exposición, la hora de apertura, el diseño del lugar, la ubicación de la sala de exposiciones, las entradas y salidas, las oficinas, los restaurantes, la ubicación de los baños, etc. Información del stand, incluida la intención de la exposición, el propósito de la exposición, el público objetivo y la ubicación del stand , número de serie del stand, diseño del stand, disposición general del trabajo de exposición, etc. Introducción a las actividades de exhibición, incluidas conferencias de prensa, ceremonias de inauguración, actividades del día del museo, actividades de recepción VIP, etc., y presenta los requisitos laborales correspondientes para el personal del stand. La introducción de la exhibición debe presentar cada exhibición en detalle, su desempeño, datos, uso, propósito, etc. Introducción al mercado, incluida escala de ventas, canales de venta, normas y regulaciones, características y hábitos, precios de venta, etc.

2. Disposición del trabajo: organizar el trabajo del stand para el personal del stand y presentar los requisitos y estándares que todos en el stand deben conocer y comprender el propósito de la exposición; negociación comercial, difusión de información, trabajo de relaciones públicas, trabajo de noticias y trabajo de seguimiento, etc., dividir el trabajo y presentar requisitos de gestión, incluidos los horarios de trabajo, la organización de turnos, las reuniones diarias de stand, la gestión de registros, etc. arreglos, incluidos alojamiento, comidas, viajes, horarios y otros arreglos. La exposición tiene como objetivo principal cerrar acuerdos, y la preparación del stand se lleva a cabo en torno a esto, incluida la investigación de mercado, la preparación de fuentes de suministro, la preparación de información del producto, la preparación de términos comerciales, etc.

3. Formación técnica: Principalmente formación en recepción de stands y habilidades de venta. El trabajo en stand es diferente del trabajo en otros entornos, e incluso los vendedores experimentados deben recibir capacitación en técnicas de stand. Se pueden utilizar métodos de simulación y se deben preparar materiales de capacitación completos y sistemáticos. Además, si es posible, es necesario cultivar una actitud de trabajo seria, un espíritu de colaboración y un sentido de comunidad entre el personal del stand.

Mantenimiento de pedidos

Para conferencias o exposiciones, todos esperan tener un buen orden. Básicamente, no es necesario controlar el orden de las reuniones pequeñas (especialmente empresas o conferencias), pero para las grandes reuniones y exposiciones, el control del orden es muy importante. Las conferencias a gran escala se pueden controlar utilizando tarjetas de representante o boletos de entrada. Si se requiere confidencialidad, las tarjetas de representante se pueden hacer especialmente con fotografías de identidad digitales de los representantes impresas y se deben instalar guardias de seguridad en la entrada del lugar. El control de las exposiciones es más complicado porque los organizadores de las exposiciones se preocupan de que los expositores no se centren en el mismo objetivo.

Los organizadores de la exposición necesitan controlar el orden, mientras que los expositores necesitan maximizar la información y facilitar la adquisición de información. Algunas exposiciones van acompañadas de reuniones dentro de la exposición y algunas tienen intercambios o foros técnicos. Por lo tanto, las identidades y niveles de todos los expositores o expositores generalmente se clasifican para garantizar que los intercambios o foros técnicos no sean interferidos por expositores externos o no relacionados. Los medios de control incluyen tarjetas de exhibición con códigos de barras (que requieren un lector de códigos) o tarjetas de identificación con tarjetas magnéticas. Para satisfacer simultáneamente las necesidades de los expositores de maximizar la información, ahora se está introduciendo en el extranjero la gestión de tarjetas de visita electrónicas.

Una poderosa herramienta para la recopilación rápida de información: tarjetas de presentación electrónicas

En las exposiciones tradicionales, las tarjetas de presentación son indispensables y los expositores siempre dedican una o dos horas a clasificarlas después de la exposición. tarjeta. Para sustituir estas tediosas tareas, puede utilizar tarjetas de visita electrónicas. La llamada tarjeta de visita electrónica suele estar hecha de una tarjeta magnética o de un material con un código de barras; se puede decir que es una tarjeta de exposición especialmente diseñada para expositores y visitantes. Antes de emitir la tarjeta, el comité organizador solicitará a los expositores o visitantes que ingresen información personal, incluido el nombre de la empresa, información de contacto, cargo personal, naturaleza de la empresa y alcance comercial, etc., y luego almacenará esta información en la tarjeta.

Al mismo tiempo, el comité organizador adquirirá para alquiler dichos equipos de lectura de tarjetas magnéticas o códigos de barras, pudiendo los expositores optar libremente por alquilarlos o no. Después de que los expositores alquilan el equipo, solo necesitan conectarlo a sus propias computadoras para comenzar a usarlo. Cuando los compradores necesitan entregar sus tarjetas de presentación a los expositores, solo necesitan pasar el boleto de admisión con su propia información en el dispositivo de lectura, y toda la información se transferirá a la computadora del expositor en un abrir y cerrar de ojos. Los expositores también pueden registrar los puntos clave de la conversación entre las dos partes en la columna de comentarios correspondiente para gestionar la información del comprador de forma muy ordenada. Aunque estos equipos son relativamente caros, el comité organizador de la exposición puede comprarlos y reutilizarlos. Los expositores solo necesitan pagar un precio más bajo para alquilarlos al comité organizador, lo cual es muy asequible y conveniente. Si cada expositor y comprador utilizara una tarjeta de visita electrónica, la exposición podría incluso gestionarse como una entrada de metro y se podría registrar con precisión el número de visitantes.

Inspecciones/visitas guiadas a exposiciones

De hecho, la mayoría de las inspecciones o visitas guiadas a exposiciones se organizan especialmente para los invitados y tienen un carácter de relaciones públicas. Por supuesto, no se descarta que algunas de ellas. Son inspecciones comerciales reales (actividades de investigación de mercado realizadas para obtener información de la industria o de la industria relacionada).

1. Inspección comercial real: este tipo de inspección comercial realmente ha sido organizada por el organizador, y los servicios que debe brindar la agencia de exhibición son solo la reserva y organización de alojamiento y restauración en el lugar. destino, transporte, conductores y pasajeros Guía, si es posible, se requiere una empresa intermediaria para ayudar en las invitaciones de los medios y la filmación del material de video. Las funciones de la empresa intermediaria son aproximadamente equivalentes a las del departamento de servicio avanzado y apoyo logístico del organizador.

2. Turismo de convenciones y exposiciones: En términos generales, el turismo de convenciones y exposiciones básicamente organiza viajes de corta duración. El viaje rara vez sale del lugar de celebración de la convención y exposición por más de 500 kilómetros, y el tiempo no lo hará. exceder las 48 horas (principalmente dentro de las 24 horas). Algunos viajes pueden superar los 1.000 kilómetros y durar hasta una semana, incluso viajes transfronterizos. En este momento, el papel de la empresa intermediaria equivale al de una agencia de viajes, que brindará servicios tales como consulta de rutas, compra de paquetes de rutas, guías turísticos, venta de entradas para atracciones, vehículos, gestión de alojamiento y restauración, compra de seguros de viaje y implementación de billetes de regreso a otros lugares.

Diseño de exposición

Si una exposición es un drama, el diseño de la exposición es el tema del drama. A veces, los expositores pueden presentar ellos mismos los requisitos generales, pero a veces es posible que no los refinen y necesiten formularlos juntos después de comunicarse con la empresa intermediaria. En la actualidad, el diseño de exposiciones nacionales todavía se encuentra básicamente en la etapa de copiar el diseño de exposiciones extranjeras. Los materiales que se pueden utilizar y el costo que los expositores están dispuestos a soportar también están lejos de los internacionales, por lo que se debe considerar el costo en el diseño. por la creatividad. El marco básico del diseño debe basarse en los atributos de la industria de los expositores, el grupo de visitantes de la exposición, los antecedentes del lugar de la exposición y el entorno del espacio. También se deben considerar los factores climáticos y de seguridad al seleccionar materiales para exteriores. exposiciones. El diseño de la exposición tiene opciones de estilo casi ilimitadas. Los siguientes son algunos resúmenes de experiencias:

1. El estilo debe considerar maximizar la utilización del stand.

2. y dirección del flujo;

3. La forma debe ajustarse a la orientación estética de los visitantes;

4. La forma debe considerar la dificultad de la construcción y los factores de costo;

5. La forma también debe tener en cuenta la seguridad.

En el diseño expositivo, el uso y selección de materiales también son clave. Algunas categorías de exposición deben ser tranquilas, mientras que algunas exposiciones deben ser animadas, algunas deben mostrar tecnología, otras deben mostrar la protección del medio ambiente y otras deben mostrar arte, humanidades o bienestar social. prueba para la elección de los materiales Aquí En materia de exposiciones, los intermediarios de exposiciones tienen ventajas profesionales sobre los expositores. La ciencia y la tecnología modernas se están desarrollando rápidamente, y nuevos materiales, nuevas fuentes de luz y nuevos medios están surgiendo en una corriente interminable. Además de brindar a los expositores tendencias de diseño de exposiciones y orientación estética de objetos, las empresas intermediarias también pueden ofrecerles costos. -Métodos de ahorro.

Decoración de stands de productos y uso de equipos de exposición

Aunque los productos chinos siempre han sido famosos por ser baratos y de alta calidad, es innegable que la imagen general aún no está a la altura. rascar. Además de trabajar duro en el diseño, la decoración y el embalaje de sus productos, muchos fabricantes descuidan a menudo la decoración de sus stands durante las exposiciones, lo que también repercutirá en la imagen del producto. En algunas exposiciones conocidas, muchos de los stands de empresas nacionales todavía se encuentran en el nivel de "tres tableros, una mesa y dos taburetes", lo cual resulta aburrido y poco innovador. Según las estadísticas, en las exposiciones a gran escala, más de la mitad de los compradores visitantes permanecen en la sala de exposiciones menos de 8 horas. Sin embargo, muchas empresas extranjeras pueden atraer eficazmente a estos compradores e impresionarlos con sus productos en un corto período de tiempo.

Esto se debe no sólo a la excelente calidad del producto y al novedoso diseño, sino también al ingenioso diseño y decoración del stand. Hay tres categorías principales de equipos de exhibición populares: equipos de exhibición desechables, equipos de exhibición portátiles circulantes y equipos de exhibición circulantes de alquiler.

Los equipos de exhibición desechables generalmente son hechos a medida para los clientes por empresas de ingeniería de exhibición más poderosas y creativas. La mayoría de los materiales seleccionados son productos de madera. La ventaja es que se pueden adaptar a las condiciones locales y se pueden transformar. o incluso superado a través del siempre cambiante Imagínese y diseñelo como desee para reflejar plenamente la imagen de su empresa y sus productos. Sin embargo, su desventaja es que no es fácil de cambiar una vez que se forma, el precio de un solo uso es alto y, por lo general, no se puede usar varias veces.

El alquiler de equipos de exhibición giratorios suele ser costoso debido a los costosos materiales. Los usuarios no necesitan poseer los derechos de propiedad del equipo y pueden alquilarlo a una empresa de ingeniería de exhibición profesional. La ventaja es que la estructura es robusta y el equipo duradero. La forma se ensambla con soportes de acero. La visión tridimensional es rica y cambiante y se puede cambiar en cualquier momento, incluso en la misma exposición. La desventaja es que es relativamente caro y difícil de transportar.

El equipo de exposición portátil circulante más utilizado. Este tipo de exhibición generalmente utiliza soportes plegables y se complementa con imágenes promocionales bellamente pintadas. Tiene líneas generales suaves y no tiene que limitarse a la estructura tradicional de paneles de tres lados. Puede reflejar de manera más destacada la imagen de la empresa y transmitir información del producto. . La ventaja de este tipo de equipo de exposición es que es asequible y fácil de transportar. Una vez desmontado y plegado el equipo de exposición estándar, una persona puede transportarlo, lo que lo hace muy adecuado para el transporte a larga distancia. En términos de apariencia, también puede cambiar el comienzo dentro del alcance de la estructura y actualizar las imágenes promocionales para que coincidan con el nuevo producto. La desventaja es que los cambios no son tan diversos como en los otros dos equipos. En términos generales, para que los fabricantes nacionales en general participen en exposiciones, es más adecuado utilizar el tercer tipo de equipo de visualización portátil. Solo requiere una pequeña inversión para romper con el método tradicional de promoción de imágenes y se puede utilizar repetidamente.

¿A qué debemos prestar atención a la hora de construir un stand de exposición?

Miles de visitantes acudieron en masa a la exposición y vieron los stands de varios fabricantes con diferentes estilos. Las escenas coloridas eran a menudo vertiginosas. Difícilmente podían imaginar que justo antes del inicio de la exposición todavía reinaba un caos "planificado y organizado" por todas partes, los camioneros estaban ocupados comprobando los asientos y los expositores esperaban la llegada de sus mercancías. Lo más importante del transporte de ferias es, en primer lugar, montar y desmontar el stand a tiempo, una tarea que sólo los expertos son capaces de realizar. Una variedad de exhibiciones tienen diferentes exhibiciones. Los animales voladores, los helicópteros y los animales en movimiento que corren por el suelo pueden ingresar al lugar de la exhibición, por lo que existen diferentes requisitos para el transporte de la exhibición. Los expositores deberán determinar si utilizan equipos de transporte y manipulación propios o alquilados en función del contenido y cantidad de la mercancía, o simplemente confiar en una empresa de mudanzas. Pueden obtener muchos consejos útiles de los agentes de exhibición profesionales, porque estos últimos son responsables del proceso de instalación y coordinación, como organizar la secuencia cuando muchos proveedores llegan al mismo tiempo, y también alquilan mano de obra y equipos. Para la construcción de stands de exposición, generalmente existen dos posibilidades de carga y descarga. El primero es la carga y descarga directa, lo que significa conducir el camión directamente a la sala de exposiciones según la fecha de construcción, y el agente de exposición es responsable de la descarga y el almacenamiento intermedio. Dado que los propios expositores no tienen que preocuparse por este aspecto, pueden ahorrar algunos costes correspondientes. Además, aquellos artículos que se dañan fácilmente, como las losas de vidrio o mármol, solo necesitan transportarse una vez. Al utilizar este método hay que tener en cuenta que el presupuesto de tiempo debe ser más flexible y se debe tener en cuenta la posibilidad de que se produzcan diversos retrasos, como atascos o accidentes. Si la cantidad es pequeña o se envía con antelación, lo mejor es transportarlos juntos. Antes de comenzar la construcción, los productos deben entregarse al agente de exhibición, quien los almacenará temporalmente y los transportará a la ubicación del stand de acuerdo con el tiempo especificado. Cabe señalar que es mejor transportar primero los artículos voluminosos que ocupan mucho espacio al sitio. Generalmente, se puede disponer de un camión grúa en la sala de exposiciones para levantar y descargar estas exhibiciones. Sin embargo, si el stand es más grande. Más de la mitad construida, una máquina así será difícil de usar. La tierra de las artes marciales.

Cómo llamar la atención participando en un stand pequeño

Debido a limitaciones en la escala y la capacidad financiera de los expositores, a veces los expositores solo pueden comprar stands pequeños. No suele ser fácil que un stand pequeño llame la atención. Entonces, ¿cómo puede un stand pequeño atraer la atención del público?

Utiliza luces para que el pequeño stand sea lo más "deslumbrante" posible. Los focos de techo para expositores están disponibles en la mayoría de los centros de exhibición o se pueden alquilar sistemas de iluminación portátiles. Según encuestas de la industria, la iluminación puede aumentar el conocimiento de las exhibiciones entre un 30% y un 50%.

Enfatiza el diseño y resalta los efectos visuales.

Las grandes empresas suelen exponer de forma tradicional y dependen de espacios de gran escala, por lo que las pequeñas empresas deberían resaltar sus pequeños stands con diseños novedosos.

Elija elementos de exposición adecuados y productos representativos según el tamaño del stand para evitar aglomeraciones o escasez.

Sea bueno en el uso de equipos de exhibición modulares, evite el uso de accesorios de exhibición baratos, brinde a las personas una sensación de "pequeño pero sofisticado" y decore el stand con buen gusto.

Utilice una pequeña cantidad de imágenes más grandes para crear un fuerte impacto visual: las imágenes deben ser hermosas, la composición debe ser cómoda pero llamativa, creativa pero no abarrotada, demasiado densa o demasiado pequeña. Las imágenes son difíciles. leer y, al mismo tiempo, limitar el uso del texto. Y la imagen debe colocarse por encima de la línea de visión. La imagen debe colocarse a más de 120 cm del panel de la pared.

Bajo el principio de asegurar que el VI corporativo sea fiel, se utilizan colores atrevidos y llamativos para la decoración del stand. Esto hará que destaque desde una mayor distancia y evitará colores neutros que tienden a mezclarse con el fondo.

Montar un stand de exhibición de servicio completo, recibir calurosamente a los visitantes que acudan al stand y responder a sus preguntas. Si simplemente coloca folletos, folletos, obsequios y muestras en la mesa para que los visitantes los pidan sin tomar la iniciativa de preguntar, no sólo no se logrará la interacción entre la empresa y la audiencia, sino que tampoco será el propósito de la exposición.

En el diseño expositivo, el uso y selección de materiales también son clave. Algunas categorías de exposición deben ser tranquilas, mientras que algunas exposiciones deben ser animadas, algunas deben mostrar tecnología, otras deben mostrar la protección del medio ambiente y otras deben mostrar arte, humanidades o bienestar social. prueba para la elección de los materiales Aquí En materia de exposiciones, los intermediarios de exposiciones tienen ventajas profesionales sobre los expositores. La ciencia y la tecnología modernas se están desarrollando rápidamente y están surgiendo sin cesar nuevos materiales, nuevas fuentes de luz y nuevos medios. Además de proporcionar a los expositores tendencias de diseño de exposiciones y orientación estética de los objetos, las empresas intermediarias también pueden proporcionar métodos de ahorro de costes. expositores.

Fiestas sociales/para beber

Las fiestas sociales/para beber generalmente requieren una planificación cuidadosa. El propósito del cóctel es fortalecer las relaciones corporativas y las relaciones con los clientes, por eso el ambiente es muy importante. Las fiestas sociales y para beber suelen celebrarse en un lugar relativamente cerrado y distintivo. Los enlaces involucrados son: banda (o parlantes, fuente de sonido), programa y actores, lista de programación, bebidas, frutas, snacks, comida para barbacoa, utilería, equipo para barbacoa, maestro de ceremonias, transporte, pronóstico del tiempo, segundo plano, técnico electricista, personal de seguridad. , parejas de baile temporales, fuegos artificiales, chefs, personal de servicio, etc. Puntos clave: lugar, programa, maestro de ceremonias, seguridad y procedimientos de servicio.

Debido a las diferentes escalas y propósitos de los cócteles, no existe un modelo de cóctel estándar completo. Sólo podemos aprender de algunos ejemplos de cócteles que se han celebrado.

Rueda de prensa

Los formatos de ruedas de prensa incluyen ruedas de prensa, ruedas de prensa, cócteles, etc. En general, los cócteles son más libres, informales, informales y tienen un ambiente relativamente relajado. Pueden celebrarse solos o unidos a otras formas. Por ejemplo, algunos cócteles o fiestas de té se celebran después de la recepción. Las conferencias de prensa son generalmente temáticas y el tema principal es "responder a las preguntas de los periodistas". Además, las conferencias de prensa pueden ser dirigidas por la persona a cargo de relaciones públicas, mientras que a las conferencias de prensa generalmente asisten funcionarios de nivel superior. Entre estas formas, la más común es la rueda de prensa. Elementos de una conferencia de prensa:

Objetivo

Público objetivo de la divulgación de información

Personas a invitar

Escala de la conferencia de prensa

Los aspectos involucrados en una conferencia de prensa son similares, en términos generales, e incluyen las siguientes partes:

1. Planificación del evento y determinación del tema.

2. Disposición de la agenda

3. Preparación del material

4. Invitación, comunicación y confirmación de los participantes

5. p>6, exhibición de productos, demostración y divulgación de información

7 Control de atmósfera en el sitio