¿Cuáles son las normas de gestión de los expedientes corporativos de empleados?

Reglamento para el Manejo de Expedientes de Empleados Empresariales

65438+ Emitido por la Dirección de Archivos Nacionales del Ministerio de Trabajo el 9 de junio de 2092

Capítulo 1 Principios generales

Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de los archivos de los empleados de la empresa, proteger y utilizar eficazmente los archivos, mejorar el nivel de la gestión científica y servir a la campaña de modernización socialista, estas regulaciones se formulan de acuerdo con el disposiciones pertinentes de la Ley de Archivos de la República Popular China.

Artículo 2 Los expedientes de los empleados de la empresa son las experiencias personales, pensamientos políticos, niveles profesionales y técnicos de los empleados formados durante los procesos de reclutamiento, despliegue, capacitación, evaluación, premios y castigos, selección y nombramiento del personal de la empresa. organización, personal y otros departamentos, desempeño laboral y cambios de trabajo, etc., son la base para una investigación histórica integral de los empleados y son una parte integral de los archivos nacionales.

Artículo 3 El trabajo de los archivos de los empleados de la empresa está bajo la macrogestión, organización y coordinación del departamento administrativo de archivos nacionales, acepta el liderazgo y orientación del departamento de trabajo, implementa una gestión jerárquica y al mismo tiempo acepta la mismo nivel de supervisión y orientación de los departamentos administrativos de archivos.

Artículo 4 La gestión de los expedientes de los empleados de la empresa deberá cumplir con las leyes y reglamentos del partido y del estado sobre archivos y confidencialidad.

Capítulo 2 Organizaciones y Responsabilidades

Artículo 5 Los expedientes de los empleados son administrados por la agencia funcional laboral (organización y personal) de la empresa. Para las unidades empresariales que implementan una gestión integral de archivos, el departamento de gestión integral de archivos debe tener personal dedicado a gestionar los archivos de los empleados.

Artículo 6 Los expedientes de los empleados que hayan desaparecido, huido, se hayan movido razonablemente o no hayan regresado al país serán conservados por la unidad de origen o el departamento de administración laboral local.

Artículo 7 Después de la muerte de un empleado, sus archivos serán conservados por el departamento de gestión original durante cinco años y luego transferidos al departamento de archivos integrales de la empresa para su conservación. Después de la muerte de los héroes y figuras modelo que hicieron contribuciones especiales al país y a las empresas, sus archivos serán transferidos a los archivos correspondientes por el departamento de archivos integrales de la empresa de acuerdo con las regulaciones.

Artículo 8 Responsabilidades del departamento de gestión de archivos de empleados de la empresa:

(1) Preservar los archivos de los empleados;

(2) Recopilar, identificar y organizar los archivos de los empleados

(3) Gestionar los procedimientos de verificación, préstamo y envío de expedientes de empleados

(4) Cambios de puesto de trabajo de los empleados registrados;

(5) Informar; a relevante El departamento proporciona información de los empleados;

(6) Garantizar la seguridad, confidencialidad y protección de los archivos de los empleados;

(7) Transferir archivos a la oficina de archivos corporativos (biblioteca) el periódicamente;

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(8) Manejar otros asuntos relacionados.

Capítulo 3 Contenido de los archivos

Artículo 9 Contenido y clasificación de los archivos de empleados de la empresa:

(1) Materiales del currículum;

(2 ) Materiales autobiográficos;

(3) Materiales de tasación, evaluación e inspección;

(4) Evaluación de habilidades laborales y materiales académicos (incluidas calificaciones académicas, títulos, logros académicos, informes de finalización de capacitación). y evaluaciones)

Evaluación de habilidades, reconocimiento y otros materiales);

(5) Materiales de revisión política;

(6) Participación en el Partido Comunista de China , * *Liga Juvenil y Partido Demócrata;

(7) Materiales de recompensa

(8) Manejo de materiales

(9) Reclutamiento, contrato laboral; , Materiales como traslado, empleo, desmovilización, traslado de trabajo, salario, beneficios de seguro, viaje al extranjero, jubilación, renuncia, etc.;

(10) Otros materiales de referencia de la organización.

Capítulo 4 Colección, Conservación y Destrucción de Archivos

Artículo 10 Los materiales formados por la organización funcional laboral (organización y personal) de la empresa donde trabajan los empleados deberán ser recolectados, clasificados y archivado de manera oportuna y Mantener el perfil intacto.

Artículo 11 Los materiales de presentación deberán identificarse cuidadosamente para garantizar que los materiales sean auténticos, el texto claro y los procedimientos completos. Los materiales serán revisados ​​y sellados por la organización o firmados por mí, y luego archivados después de ser sellados y firmados.

Artículo 12 Los materiales de archivo de los empleados de la empresa se escribirán en papel de oficina de formato 16 y no se utilizarán bolígrafos, lápices, tinta roja ni papel carbón.

Artículo 13 Si es necesario destruir materiales de archivo de acuerdo con la normativa, deberán ser aprobados por la unidad de gestión de archivos.

Artículo 14 Los estilos y especificaciones de archivos, catálogos y bolsas para documentos estarán sujetos a estándares de producción unificados (ver anexo 1) (anexo omitido).

Artículo 15 Está estrictamente prohibido conservar archivos de otras personas sin permiso o utilizar materiales de archivos para beneficio personal. Quienes violen las normas deben ser tratados con seriedad según la gravedad del caso.

Las violaciones de la Ley de Archivos de la República Popular China y de la Ley de Protección de Secretos de la República Popular China se tratarán de conformidad con la ley.

Artículo 16 La unidad de gestión de archivos de los empleados deberá establecer y mejorar el sistema de trabajo y hacer un buen trabajo en la prevención de incendios, prevención de polillas, prevención de humedad, protección contra la luz y prevención de robos.

Capítulo 5 Provisión y utilización de archivos

Artículo 17 Si necesita acceder o tomar prestados archivos, deberá cumplir con las siguientes normas:

(1) Acceso a los archivos Debe basarse en los sellos oficiales del partido y agencias gubernamentales, organizaciones populares, empresas e instituciones.

(2) Las unidades que consultan y utilizan archivos de empleados de la empresa deben enviar personal confiable a la sala de datos de la unidad de almacenamiento para su verificación.

(3) Excepto en circunstancias especiales, los archivos generalmente no se prestan para su inspección. Si necesita pedirlo prestado para su revisión, debe presentar un informe con anticipación y explicar los motivos. Debe ser aprobado por la empresa o el líder autorizado por la empresa a cargo del trabajo de archivo. Los procedimientos de registro deben realizarse y devolverse estrictamente. a tiempo.

(4) Ninguna persona podrá consultar ni tomar prestados los archivos de sus familiares (incluidos padres, cónyuge, hijos, hermanos y hermanas, etc.). ).

(5) Cada unidad debe desarrollar un sistema de acceso a archivos. El acceso a los expedientes deberá respetar estrictamente las normas del sistema de confidencialidad y lectura de expedientes. Queda estrictamente prohibida la alteración, delimitación, extracción o sustitución de documentos. Los visitantes no pueden revelar ni publicar el contenido de los archivos sin autorización. Los infractores deben ser criticados y educados según la gravedad del caso hasta que se apliquen sanciones disciplinarias o responsabilidad legal.

(6) Si necesita recuperar evidencia de los archivos, debe obtener la aprobación del líder a cargo del trabajo de archivos en su unidad antes de copiarla.

Capítulo 6 Transferencia de Expedientes

Artículo 18 Si un empleado de una empresa se traslada, renuncia, rescinde el contrato de trabajo, o es despedido o despedido, la unidad del empleado deberá trasladar el expediente en el plazo de un mes. Los expedientes serán entregados a la nueva unidad de trabajo o al departamento de trabajo (organización y personal) del subdistrito del lugar donde se encuentre registrada la persona. Después de que un empleado sea reeducado a través del trabajo, si la unidad original tiene la intención de contratarlo en el futuro, sus archivos serán conservados por la unidad original.

Artículo 19 La transferencia de archivos se ajustará a las siguientes disposiciones:

(1) Acceso por medio de transporte confidencial o por envío de alguien, y no se accederá por correo ni en persona.

(2) Los expedientes transferidos deben registrarse de acuerdo con las disposiciones unificadas del "Aviso de Transferencia de Expedientes de Empleados Empresariales" (ver Anexo 2) (anexo omitido) y sellarse y empaquetarse.

(3) Los materiales transferidos no se retendrán ni se transferirán en lotes.

(4) Después de recibir el expediente, la unidad receptora firmará y sellará el recibo y lo devolverá inmediatamente. Si la unidad de transferencia no ha recibido el recibo con un mes de retraso, deberá solicitarlo con antelación para evitar su pérdida.

Capítulo 7 Disposiciones Complementarias

Artículo 20 Corresponde al Ministerio del Trabajo la interpretación de este reglamento.

Artículo 21 El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su expedición. Cada provincia, región autónoma, municipio directamente dependiente del Gobierno Central y varios departamentos del Consejo de Estado pueden formular métodos de implementación o reglas detalladas basadas en las condiciones reales.